Automationen für die Personalabteilung
HR Prozesse vereinfachen durch digitale Prozesse

Ein neuer Arbeitsvertrag ist Grund zur Freude und zum Feiern. Es ist ein Beweis für Wachstum und Fortschritt. Neue Arbeitskräfte bereichern Ihr Unternehmen mit einzigartigen Talenten und neuen Perspektiven, von denen Sie lernen und wachsen können. Gleichzeitig ist es ein Zeichen der Wettbewerbsfähigkeit und der Attraktivität Ihres Unternehmens.

Dennoch bereitet die Arbeit mit Verträgen und Dokumenten alles andere als Freude. Für das Personalwesen sowie die Inhaberin und Inhaber sind solche Verträge Teil des täglichen Papierkrams, der erledigt werden muss, ein notwendiges Übel. Und neben Verträgen kommen hier noch viele weitere Dokumente hinzu, die erstellt, verschickt und unterschrieben werden müssen: Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Formulare und Personalfragebögen.

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Document Automation, die Automatisierung von Dokumenten, ist der Prozess, bei dem Software und Technologie genutzt werden um die Erstellung, Verbreitung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten zu vereinfachen und größtenteils zu automatisieren.

Durch diese Automatisierung entfallen manuelle Dateneingaben, E-Mail Erinnerungen, gedruckte PDF Dokumente, scannen, drucken und andere oftmals zeitaufwendigen Schritte.

Papierdokumente und manuelle Prozesse verlangsamen die Arbeit im HR und in vielen anderen Bereichen eines Unternehmens:

• Attraktiveres Bewerber Marketing: Nicht ansprechende Karriereseiten, nicht mobil-optimierte Seiten, herunterladbare Bewerbungen im PDF-Format oder der langwierige Onboarding Prozess können die Attraktivität Ihres Unternehmens verringern und die Chance schmälern, qualifizierte Bewerber:innen zu finden und einzustellen.
• Geschwindigkeit: Insbesondere altmodische, papiergestützte Einstellungs- und Rekrutierungsprozesse verlangsamen die Personalabteilung und frustrieren die Bewerber:innen. Außerdem sind Arbeitskräfte mit zeitaufwendiger Mehrarbeit überlastet.
• Besserer Fokus: Durch Document Automation können diese manuellen Prozesse einmal erstellt und dann weitestgehend automatisiert werden. Damit können sich die Verantwortlichen Personaler:innen auf wichtige anderen Aufgaben fokussieren, die sich mit der Motivation der Arbeitskräfte und der Entwicklung der Unternehmenskultur beschäftigen.
• Bessere Nutzererfahrung: Neben dem klaren Vorteil der Produktivitätssteigerung, verbessert Document Automation auch die Erfahrung der Bewerber:innen und Arbeitskräfte. Es müssen keine PDFs mehr ausgefüllt und manuell verschickt werden - Dokumente können ganz einfach auf jedem mobilen Endgerät geöffnet, gelesen und unterschrieben werden.
• Nachhaltigkeit: Durch das Nutzen digitaler Dokumente wird der Papierverbrauch stark reduziert und kommt zusätzlich der Umwelt zugute. Neben dem Einsparen von Ressourcen werden Kosten gespart und die Nachhaltigkeit im Büro gefördert.

Smarte HR Teams greifen deshalb auf Softwarelösungen zurück, die den Vertragsprozess digitalisieren und beschleunigen. Viele dieser Tools ermöglichen die Erstellung von mobil-optimierten Vertragsvorlagen, die auf jedem Gerät unterzeichnet werden können.

Anmerkung: Die Herstellung von 1kg Papier verursacht ca. 1kg CO². Im Durchschnitt verbraucht ein Büro in Deutschland knapp 325.000 Tonnen Druck- und Kopierpapier im Jahr. An dieser Stelle kann jeder Gewerbetreibende seinen Teil gegen den Klimawandel beitragen.

Document Automation eignet sich am besten für:

1. Wiederholende Prozesse
2. Zeitkritische Prozesse
3. Fehleranfällige Prozesse
4. Regelbasierte Prozesse

Genau deswegen eignet sich Document Automation besonders für Prozesse im Personalwesen und HR. Der Schlüssel zur erfolgreichen Automatisierung liegt darin, die Balance zwischen Technologie und menschlicher Interaktion zu finden. Hier gilt es die Aufgaben zu eliminieren oder weitestgehend zu automatisieren, die sich ständig wiederholen und manuelle Dateneingaben beinhalten.

Eine Umfrage von Smartsheet bestätigt, dass sich Personaler:innen insbesondere “darauf freuen, durch Document Automation weniger Zeit mit sich wiederholenden manuellen Aufgaben verbringen zu müssen und sich mehr mit den wertvollen Aspekten ihrer Arbeit beschäftigen zu können.”

1. Recruitment & Onboarding
   Jeder HR’ler weiß, dass die Rekrutierung von Talenten mit einer Menge Papierkram verbunden ist. Die Automatisierung kann hier den Prozess vereinfachen und beschleunigen. Von der Erstellung digitaler Angebotsschreiben an potentielle Bewerber:innen, vorausgefüllt mit Daten aus einem HR System bis zur Abfrage von Personaldaten in einem digitalen Personalfragebogen.

   Nach der erfolgreichen Einstellung kann Document Automation ebenso das Anlernen der neuen Arbeitskräfte vereinfachen. Checklisten, Handbücher, und Trainingsmaterialien gilt es hier zu verschicken und ggf. elektronisch zu unterschreiben und abzulegen. Document Automation Software, bietet die Möglichkeit Dateien hochzuladen und Dokumente auf jedem mobilen Endgerät zu öffnen und zu unterschreiben beschleunigen nicht nur den Prozess, sondern sind auch modern und zeitgemäß.

2. Urlaubsanträge
   Durch die automatische Erstellung von Formularen erledigen HRler Urlaubsanträge von Arbeitskräfte schnell und einfach. Genehmigungen und Freigaben können automatisch übermittelt und versendet werden. Durch die Automatisierung dieses Prozesses vermeiden Sie auch Verwirrung im Genehmigungsprozess.

3. Verträge
   Verträge belegen einen ganz besonderen Stellenwert in der Automatisierung von Dokumenten. Außerhalb von Arbeitsverträgen können auch andere Vereinbarungen mit Arbeitnehmer:innen getroffen werden.

   • Verträge über Bonuszahlungen
   • Beförderungsschreiben
   • Vertraulichkeitsvereinbarungen
   • Einverständniserklärungen
   • Formulare für Krankenversicherungen
   • Bescheinigungen
   • Verschiedene andere Benachrichtigungsschreiben

   Viele dieser Verträge benötigen eine handsignierte oder digitale Unterschrift. Document Automation Software kann diesen Prozess deutlich vereinfachen und weitestgehend automatisieren.

Wie oben bereits erklärt, automatisieren Sie am besten zunächst die ständig wiederkehrenden und manuellen Aufgaben und Prozesse. Das Erstellen, Versenden und Unterschreiben von Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) ist ein gutes Beispiel hierfür.

Der typische, manuelle Prozess sieht wie folgt aus:

• Google Suche nach einer NDA Vorlage
• Manuell Daten des Bewerbers/Angestellten aus dem HR System kopieren
• Manuell die Felder im Dokument ersetzen
• Ungewollte Klauseln entfernen
• Dokument als PDF versenden
• Warten...warten...warten, bis das Dokument unterschrieben zurückgesendet wird
• Selber unterzeichnen und zurückschicken
• Ablegen als PDF auf einem Google Drive oder SharePoint Ordner

Durch Document Automation Software kann der gesamte Prozess, von der Erstellung, bis zur Freigabe, Versand, Unterschrift und Ablage komplett in einem Tool abgebildet werden. Durch Vorlagen müssen Sie nicht mehr manuell Ordner durchsuchen.

Durch Integration mit HR Systemen und/oder via Paperlesse, Zapier , Make und Co. können Sie Felder automatisch ausfüllen und Dokumente personalisiert versenden. Das Erlebnis für Empfänger:innen ist einfach und modern.

HR Prozesse betreffen fast jedes Unternehmen. Das Erlebnis für die Bewerber:innen und Arbeitskräfte ist ebenso wichtig wie die die Produktivität der HR Teams. Document Automation spielt hier eine entscheidende Rolle, um die Effizienz einer Organisation zu steigern.